ビジネスメールの書き方①「誰にでも分かる文章」

メールが上手に書ける人はコミュニケーション上手。仕事ではとくにメリットが大きいですよね。現役のライターがパソコンやスマホでも読みやすい文章の書き方をお教えします。1回目は「誰にでも分かる文章」の書き方です。

メールは「正式な記録」という意識を

メールは郵送した手紙と同じぐらいの重みがあります。契約書とか請求書の送付など、郵送の代わりにメールの添付ファイルでOKとする企業も増えています。

また、日付や条件などの正式な記録が必要な場合にもメールを使います。このためメールを書く場合、正式な記録であるという意識を持ってきちんと書かないといけません。

いいタイトルをつける

メールのタイトルを上手に書きましょう。タイトルが読み手の気持ちをマインドセットするからです。

たとえば、下の2つのタイトルだったら、2つ目のタイトルのほうが、仕事出来そうな感じしませんか？（1つ目のかわいい感じも、個人的には嫌いじゃないですが）

1. （タイトル）お疲れ様です、＊＊です。
2. （タイトル）明日10時のミーティングについて

タイトルを見ただけで内容がわからないメールは、忙しい人には飛ばされてしまい、読んでもらえません。

メールは短く、長文を書かない

ビジネスのメールは短いに限ります。

必要以上に長いメールを書かないためには、PC画面でスクロールしないで済む文字量を目安にしましょう。短文を重ねて書くように意識してください。

例外は謝罪とか、言葉にできない思いを伝えるときだけです（同僚男性からやたらと長いメールが来たら…もしかしてこの人、私に…？って思いますよね）。

主語と目的語だけは「死んでも外さない」

短文メールがいい、というと、チャットみたいに述語だけの文章を送ってくる人がときどきいます。

「その後、大丈夫でしょうか？」

みたいなやつです。これはNGです。もらったほうは何のことかわかりませんよね？こちらの体調を案じているのか、何かのプロジェクトの話なのか？

主語と目的語は、絶対に入れてください！

結論→建前→結論

メールでは説明するのが面倒くさいような「こじれ案件」ってありますよね。この場合、「結論→建前→結論」のサンドイッチが一番わかりやすいです。

1. まずは結論（例：残念ながら今回の件は見送りとなりました）
2. 次に建前（例：こちらでも二度目のご提案のあとに…ということになりました）←こじれ具合によってはたっぷりと長いほうがいいです。長いほどエモい感じになります。
3. 最後にもう一度結論（例：御社にはたいへんなご尽力を頂いたのに、見送りとなり申し訳ありません。）

最初の結論はドライに事実だけ伝え、最後の結論は私情をつけるべきだと思います。

この構成を外さなければ、結果として長めのメールになったとしても、読んでいる人がイラっとくることはありません。

チャットとかメッセージも活用しよう

メール苦手だなー…とか、時間がないなー…という方は、開き直ってチャットとかメッセージを使う方向に持って行くほうがいいと思います。

ぐだぐだのメールより、フレンドリーなチャットのほうが、書くほうもラクですし、読むほうも違和感がありません。

社内のやり取りなどであれば、正式な記録であるメールにこだわる必要もありません。時間をかけてメールの文面を練るより、ちゃっちゃとチャットしちゃうほうが好まれる業界も増えてきています。